FAQ - HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN.
SYSTEM-BEDIENUNG.
Ich habe meine Hinweis-ID verloren? Was kann ich tun?
Aus rechtlichen Gründen kann Ihre Hinweis-ID nicht rekonstruiert werden. Diese war nur Ihnen bekannt. Wenn Sie nun weitere Details zu Ihrem Hinweis erfassen, Dateien hinzuladen oder Anpasssungen vornehmen möchten, erfassen Sie bitte einen neuen Hinweis und verweisen Sie im Text auf Ihren vorangegangenen Hinweis.
Wie viele Mitarbeiter können die Hinweise/Fälle bearbeiten?
Unsere Lösung sieht vor, dass mindestens zwei bis zu fünf Mitarbeiter zur Bedienung der Compliance Suite, der Hinweisgeberfunktion berechtigt werden. Warum mindestens zwei? Damit immer mindestens ein Ersatz auf das System zugreifen kann. Dennoch ist der Nutzerkreis sehr eng zuhalten. Die eingehenden Hinweise müssen streng vertraulich behandelt werden.
COMPLIANCE.
Was ist Compliance?
Compliance bedeutet im engeren Sinn die Einhaltung von Gesetz und Recht durch das Unternehmen und seine Mitarbeitenden. Compliance erfordert darüber hinaus die strukturierte Aufbereitung, Kommunikation und Nachhaltung von intern einzuhaltenden Regeln und Richtlinien.
Ein Compliance Management System dient dazu, die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und Richtlinien zu gewährleisteten. Hierzu werden alle erforderlichen Maßnahmen definiert, deren Umsetzung verfolgt und entsprechende Audits zur Kontrolle relevanter Punkte durchgeführt.
Ziel der gesamten Maßnahmen ist eine integre Durchführung aller Geschäftsvorgänge des Unternehmens. Integres Verhalten erhöht die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen und die Loyalität der Mitarbeitenden.
Benötigt mein Unternehmen einen Compliance Koordinator?
Ja, denn ein Compliance System und die Whistleblowing Funktion bedingen eine nachhaltige, vertrauensvolle Betreuung. Zu den Aufgabenstellungen zählen etwa:
- Risiko-Analyse durchführen und dokumentieren
- Compliance Maßnahmen erfassen, nachverfolgen und Wirksamkeit überprüfen
- Regeln / Richtlinien, Vorlagen, Dokumentation, Schulung erfassen
- Status an Geschäftsleitung berichten
- Betrieb der Hinweisgeberstelle / Whistleblowingfunktion
- Steuerung von Untersuchungen mit internen und externen Partnern
Wer ist in meinem Unternehmen als Compliance Koordinator zu ernennen?
Die Geschäftsführung/Geschäftsleitung ernennt formal mit einem Ernennungsschreiben eine geeignete Funktion des Unternehmens zum „Compliance Koordinator“.
Geeignet sind Funktionen und Mitarbeitende, die eine unabhängige Vertrauensstellung - z.B. eine Querschnittsfunktion – innehaben, etwa:
- Personalabteilung
- Kfm. Leitung/Controlling
- Datenschutz
- Justitiar
Die Compliance Koordinatoren werden in ihrer Aufgabenstellung geschult und unterwiesen. Dies sollte regelmäßig, jährlich wiederholt werden.
Die Aufgabenstellung erfordert je nach Vorbildung und Auftragssituation wenige Stunden wöchentlich.
WHISTLEBLOWING.
Was ist Whistleblowing?
Whistleblowing ist ein englischer Begriff und beschreibt die Meldung von Verstößen gegen Unternehmensregelungen, Gesetze oder gute Sitten. Damit soll das Unternehmen, Mitarbeiter oder Dritte vor Schaden bewahrt werden. Mit einem Hinweisgebersystem wird der Hinweisgeber in die Lage versetzt, seine Informationen vertraulich zu übermitteln.
Benötigt mein Unternehmen eine Hinweisgeberlösung?
Im Sinne von Integrität und professioneller Corporate Governance empfiehlt es sich jedem Unternehmen, eine Hinweisgeberlösung einzurichten. Einfach und digital. Dem Gesetz folgend richtet sich dies nach der EU Hinweisgeberrichtlinie sowie dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz.
Wer ist im Unternehmen für die LCS Whistleblowing Lösung zuständig?
Die Unternehmensleitung legt mindestens zwei verantwortliche Fallbearbeiter fest. Diese sind in einer Vertrauensstellung tätig, wie etwa Personalwesen oder Datenschutz. Die verantwortlichen Fallbearbeiter werden zur Übernahme der Funktion schriftlich ernannt, geschult und regelmäßig unterwiesen.
SYSTEM UND -AUFBAU.
Wo wird das LCS Hinweisgebersystem entwickelt und betrieben?
Das LCS Whistleblowingsystem wird in Deutschland entwickelt und gehostet. Es ist ein cloudbasiertes System. Es ermöglicht, dass Hinweise und die notwendige Kommunikation ausschließlich im System erfolgen und nur dort gesichert werden.
Muss ich meine IT-Abteilung einbinden?
Die LCS Hinweisgeberlösung ist cloudbasiert. Sie wird nicht in die IT Unternehmensnetzwerke integriert. Mit der Übersendung der Namen der verantwortlichen Fallbearbeiter mit ihren E-Mailadressen, mindestens zwei pro Unternehmen, kann die Funktion bereits starten. Dennoch sollten Sie die IT Abteilung informieren, um unter anderem sicherzustellen, dass auf unsere URL (lean-compliance.de, lean-compliance.com und lean-compliance.eu) zugegriffen werden kann und System E-Mails (@lean-compliance.eu) nicht im Spam Filter hängen bleiben.
Wie bekomme ich Unterstützung bei der Einführung der Whistleblowing-Lösung?
Grundsätzlich ist unser System so aufgebaut, dass es ohne weitergehende Unterstützung betrieben wird. Sollten Sie Unterstützung bei der Umsetzung oder in Compliancespezialthemen (Ermittlungen, Richtlinien, Organisation, Recht) suchen, so verfügen wir für Sie über ein Netzwerk an Beratern - spezialisiert auf mittelständische Bedürfnisse. Kontaktieren Sie uns und wir setzen Sie unverzüglich mit einer passenden Beratung in Verbindung.
PREISE / ABONNEMENT.
Wie funktioniert das Abonnement?
Unser Abonnement wird für 12 Monate geschlossen. Nach Abschluss des Abonnements erhalten Sie Ihre Rechnung mit einer Zahlungsfrist von 14 Tagen.
Wie kann ich das Abonnement kündigen?
Falls Sie unsere Leistungen nach 12 Monaten nicht mehr weiter nutzen möchten, senden Sie uns bitte aktiv 6 Wochen vor Ablauf eine formlose Kündigung an info@lean-compliance.de. Ansonsten verlängert sich Ihr Abonnement um weitere 12 Monate.
Wonach richtet sich der Abonnementpreis?
Der Abonnementpreis richtet sich nach der Unternehmensgröße bemessen an der Anzahl aller Mitarbeitenden. Unsere Staffel umfasst folgende Stufen: bis 60 MA, bis 250 MA, bis 1.000 MA. Sollte sich die Anzahl der Mitarbeitenden während der laufenden 12 Monate stark verändern, so passen wir mit der folgenden Laufzeit die Stufe an.
Was kostet das LCS Hinweisgebersystem?
Unsere Preise und Bedingungen finden Sie hier.
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